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Schritte auf dem Weg zum elektronischen Archiv

09/02/2007

Erfahrungen des Historischen Museums Basel mit der computergestützten Sammlungsdokumentation

Die ersten Inventare von späteren Sammlungen des Historischen Museums Basel verfasste Basilius Amerbach Ende des 16. Jahrhunderts, der damit den Bestand des sogenannten Amerbach Kabinettes dokumentierte. Mehr als 400 Jahre später vergrösserten sich die Sammlungen des Historischen Museums Basel auf über 150'000 Inventarnummern und umfassen unterschiedlichste Objektgruppen wie Malerei und Zeichnungen, Goldschmiedekunst, Alltagsgegenstände, Keramik, Textilkunst, Architekturteile, Skulpturen, Druckgrafik, Glasmalerei, Möbel, archäologische Objekte, Münzen, Medaillen, Kutschen, Militaria, Musikinstrumente, Uhren und vieles mehr. Bei diesem Umfang und der Vielgestaltigkeit der Sammlungen bot sich eine computergestützte Sammlungsdokumentation an, deren systematische Einführung, nach einer intensiven Experimentierphase, im Jahre 1992 begann.

Eine gründliche Datenanalyse führte zu einheitlichen Datenformate und Namenskonventionen. Auf dieser Grundlage wurde 1994 eine erste Applikation, UNUM-Print, entwickelt. Diese Datenbank auf der Basis von MS-Access ermöglichte den Ausdruck der Inventarkarten. 1996 wurde diese Datenbank durch das Datenbanksystem SAHIB abgelöst, einer relationalen Datenbank ebenfalls auf der Basis von MS-Access. Relationale Datenbanken garantieren konsistente Daten und ermöglichen die Wiederverwendung der erfassten Daten. Diese Technologie und das mit SAHIB eingeführte Datenmodell bildeten die Ausgangspunkte für alle späteren Entwicklungen im Historischen Museum Basel.

Eine wesentliche Voraussetzung für eine effektive Bewirtschaftung der Daten bildete die Vernetzung der Arbeitsstationen im Jahre 1997, die den gleichzeitigen Zugriff auf einen gemeinsamen Datenbestand ermöglichte. Schnell zeigte sich dabei, dass Mehrbenutzerzugriff und Netzwerkbetrieb für Desktop Datenbanksysteme wie MS-Access prinzipbedingt problematisch sind. Diese Erfahrungen führten 1998 zu COLEX, einer Neuentwicklung der Inventardatenbank, immer noch auf der Basis von MS-Access, jedoch optimiert für den Einsatz im Netzwerk. Mit COLEX (Versionen 1-2) konnte der gesamte Bestand des HMB bewirtschaftet werden; die Möglichkeiten der Datenbank-Recherche wurden stark erweitert und die systematische Verknüpfung von Daten erlaubte ganz neue Zugriffsmöglichkeiten. Diese Leistungsmerkmale machten COLEX für andere Museen interessant, wo das System in der Folge übernommen wurde. Dennoch markierte COLEX 2 einen Wendepunkt in der Entwicklung der Sammlungsdokumentation des Historischen Museums Basel: MS-Access ermöglicht zwar die schnelle und einfache Entwicklung von Datenbank-Anwendungen mit beachtlichem Funktionsumfang, die daraus entstehenden Anwendungen werden allerdings schnell sehr gross und unhandlich, wodurch bei steigenden Anforderungen rasch die Grenzen dieser Anwendungsarchitektur erreicht werden.

Der nächste Schritt auf dem Migrationspfad führte 1999 zu COLEX Version 3, einem klassischen Client-Server System. Bei dieser Architektur liefert ein Datenbank-Server die geforderten Daten, die von den Arbeitsstationen verarbeitet werden. Als Datenbank-Server dient das Produkt MS-SQL Server, die Anwendung selbst wurde mit Visual Studio entwickelt. Diese Architektur weist in der Leistungsfähigkeit praktisch keine Begrenzungen auf, auch die Integration in das Betriebssystem (Windows NT/2000/XP) und in die Büroapplikationen von MS-Office ist nahtlos. Mit diesem System können betriebliche Vorgänge ablauforganisatorisch unterstützt werden (z.B. Leihwesen, Fotoaufträge und Restaurierungs-Konservierungsmassnahmen). Ebenfalls konnten die eingescannten Inventarkarten (über 100'000) und weitere digitale Medien problemlos in die Datenbank eingebunden werden. Die Möglichkeiten von COLEX 3 sind noch lange nicht ausgeschöpft; doch eine Rückblende um 400 Jahre deckt die grundlegende Problematik der elektronischen Sammlungsdokumentation auf: Die Inventare von Basilius Amerbach können heute noch ausgewertet und für die wissenschaftliche Aufarbeitung der Objekte genutzt werden, da sie in deutscher Sprache verfasst wurden, also einem “offenen Standard” entsprechen und auf einem “nicht proprietären Datenträger” festgehalten wurden.

Diese Eigenschaften sind bei elektronischen Dokumentationssystemen nicht von vornherein gegeben; zumeist sind sie an proprietäre Plattformen (Betriebssysteme und Datenbanksysteme) und Datenformate gebunden. Damit ein System auch in Zukunft wiederherstellbar ist und den Zugriff auf die Daten ermöglicht, müssen offene Standards und nicht proprietäre Systeme eingesetzt werden. Die sogenannte Open Source Software bietet genau das (dazu VMS-AMS Info 71 S. 86ff). Denn bei dieser Softwaregattung ist der gesamte Quellcode verfügbar und somit können alle Systembestandteile auch auf zukünftigen Plattformen reproduziert werden. Bei der Konzeption und Entwicklung von COLEX in der Version 4, oder myColex, wie das Projekt heisst, wurde dem Problem der Langzeitarchivierung elektronischer Daten Rechnung getragen. myColex verwendet durchgängig Open Source Software (Linux, Apache, PHP, mySQL oder PostgreSQL) und offene Standards (SQL, XML und HTML). Das System bietet eine einfache und zentrale Administration, denn die Daten werden ausschliesslich mit einem Internet-Browser (Internet-Explorer, Netscape, Opera, Mozilla etc.) bearbeitet. Es sind somit keinerlei Installationen an den Arbeitsstationen notwendig. Das System kann auf einem Gerät, in einem lokalen Netzwerk oder sogar im Internet betrieben werden und über zentrale Stylesheets, Formularvorlagen und Konfigurationsdateien können Anpassungen an spezielle Bedürfnisse und Erweiterungen vorgenommen werden. myColex wurde von Anfang an auf Mehrsprachigkeit hin konzipiert: Neue Sprachen werden durch einfaches Übersetzen der Sprach-Ressourcendateien der Applikation zugefügt.

Da der gesamte Quellcode verfügbar ist, besteht keine Abhängigkeit von einzelnen Firmen oder Personen. myColex umfasst folgende Module: Objektverwaltung, Klassifikationsmodul (Sammlungskategorien), Thesaurus (Beschlagwortung), Personen- und Adressverwaltung, Medienverwaltung (Bilddaten), Literaturverwaltung, Standortverwaltung, Ausstellungsverwaltung (Leihverkehr), Konservierungsjournale; jeweils mit vielen Untermodulen. Neu hinzugekommen sind die Module Ereignisverwaltung (Führungen und Veranstaltungen) und Aufgabenlisten. Die Bedienung der Anwendung entspricht den Gewohnheiten und Konventionen des Internets: eine mächtige Suchmaschine listet das Ergebnis einer Suche auf. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailangaben, wo über Links in die anderen Module der Datenbank verzweigt werden kann. Die Ausgabe der Daten erfolgt in verschiedenen Formaten: HTML für eine Internet-Seite, XML zum Austausch mit anderen Programmen oder als Word-Datei für den Ausdruck mit einer Textverarbeitung. Auch hier lässt sich der Ausdruck über simple Vorlagedateien steuern.

Ein Open Source Projekt lebt von der Entwickler- und Benützergemeinde. Wenn Sie Interesse am Einsatz von myColex haben oder bei der Entwicklung mitwirken möchten, so würde ich mich über eine Kontaktaufnahme freuen (stefan.buerer@bs.ch). Einen Eindruck von myColex gewinnen Sie im Internet unter folgender Adresse: http://www.historischesmuseumbasel.ch/myColex/ Verglichen mit den über 400 Jahre alten Inventaren des Grundstockes der Sammlungen des Historischen Museums Basel, sind die Erfahrung mit der computergestützten Inventarisierung sehr kurzfristig und wechselhaft: In den vergangenen zehn Jahren wurden im Historischen Museum Basel, den Entwicklungstrends der Informatik folgend, verschiedene Software Architekturen zur Sammlungsdokumentation eingesetzt. Da alle Systeme Eigenentwicklungen waren, konnte der Wechsel von einem System zum anderen relativ einfach vollzogen werden, ohne dass Wissen oder gebundenes Kapital verloren ging. Auf diese Weise konnten Erfahrungen mit den verschiedenen Architekturen gewonnen und nutzbringend in die Folgeprojekte eingebracht werden. Mit dem konsequenten Einsatz von Open Source Software und Free Software konnte nicht nur eine moderne Systemarchitektur aufgebaut werden, sondern diese Software bietet sich als Lösungsansatz für das Problem der Langzeitarchivierung elektronischer Daten an.

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